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擔任活動執秘應注意之事項
國立高雄應用科技大學--國術社
作者: 羅左欣
日期: 2014/12/14
社團應該秉持社團該有的精神去滿足有興趣
與熱忱的社員,而企業化經營是要讓社團有
組織的穩定管理與存在。
目錄
1.活動執秘是什麼? 任務有哪些?
2.應該要注意的事情是?
3.大家常常會遇到的問題
1.活動執秘是什麼? 任務有哪
些?
活動執秘簡單來講就是活動的總負
責人,把活動辦好就是執秘的職責
那執秘到底要做什麼?
構想整個活動的行程與內容,包括:
(1)活動前的籌備會、行前會
(2)活動中的行程安排與人員任務分配
(3)活動後的檢討會
→最好可以將整個活動概況進行圖解(下一頁)
隨時監督活動的流程與進度以及工作人員的
狀況(定期作進度檢核)
除此之外,還...
※圖片資料來源:
http://bigelk176xmaps.blogspot.tw/2014/11/blog-post.html
圖
解
方
式
示
範
----
心
智
圖
(1)活動前的籌備會、行前會:
※籌備會
這時候通常就要先預定活動的日期、人員
的任務分配、 活動流程、以及撰寫活動企
劃書。
至於活動會用到哪一些東西,又要花多少
錢也要事先估好。(如果經費不夠,除了向
學生會和學校申請之外,也可以拉贊助)
...
(2)活動中的行程安排與人員任務分配
這部分的規劃已經在籌備會完成,活動中
只要確保所有行程都能如預期般順利進行。
活動結束後,執秘要依活動性質分派工作,
進行場復。
當然偶爾也會有意想不到的情況發生,如:
活動當天下雨,這時候就要採取活動備案...
(3)活動後的檢討會
顧名思義,就是要探討活動前以及活動中
所遇到的問題與狀況,一一記錄下來後並
同時寫出解決方案。(內容要具體可行)
等所有問題統整後,可以利用圖表的方式
分析,分析這些問題發生的原因,在未來
應該要如何改進或避免…。
圖
表
分
析
範
例
----
圓
餅
圖
※圖片來源:
http://dsa.dsc.com.tw/class/talks/images/talk25.png
在活動結束後,將活動前至活動結束後所有遇到的問題
或情況進行圖表分析,並以文字敘...
(4)企劃書
企劃書是用來將腦海裡的想法詳細表達出
來的工具。在製作的過程中你可以知道自
己舉辦的活動整體而言完不完整、細節上
夠不夠詳細;一個好的企劃書會讓人覺得
你的活動很有可行性,而不是看了之後讓
人不知所云。在未來學弟妹們要是想要舉
辦...
(5)成果報告書
一個活動在舉辦完成之後,要怎麼讓別人
知道你這個活動到底辦得如何?這時候就
要用到成果報告書了,通常要放的內容有:。
a. 活動緣起 b. 活動內容
c. 活動執行 d. 活動檢討
e. 活動心得 f. 活動收支報告表
(有固...
組織關係
社長(代表社團)
學生會
課外活動組
國立高雄應用科技大學
社員 社員 社員 社員 社員………….
子公司(總經理)
總公司(總裁)
執行委員會
集團
給
予
指
導
及
協
助
呈報
呈報
呈報
活動構想
籌備會
行前會
檢討會
正式活動
存檔記錄
這時候要先完成企劃書,最晚
要在正式活動日前10天交給社
長,社長才能寄送公文。
這時候要製作成果報告書以及活動
報帳。活動報帳要在活動結束後兩
週內完成;成果報告書最晚要在正
式活動日後1...
籌備會、行前會、檢討會資料格式
企劃書格式
公文資料(1)
活動概況表
(由社長撰寫)
公文資料(2)
活動預算表
(由社長撰寫)
公文資料(3)
活動申請表
(由社長撰寫)
成果報告書格式
活動前
第
一
次
籌
備
會
第
??
次
籌
備
會
行
前
會
………
這時候要先完成活動企劃書,
最晚要在正式活動日前10天交
給社長,社長才能寄送公文。
※撰寫
(1)籌備會
(2)行前會
(3)活動企劃書
要點提醒
活動前
(1)籌備會
大家先比較一下這兩份不同活動的籌備會記錄,
說說看它們之間的差異 ?
活動前
(1)籌備會
一、開會相關資訊一定要完整!
時間格式要依照年、
月、日、時、分
來輸入。
例:
2014/11/25
PM 5:00
地點、主席(執秘)資
訊都要打完整!
開會前,要先決定這
場會議的記錄是誰
活動前
(1)籌備會
二、標題採用階梯式條列、內文要詳細清楚!
要採用階梯式條列,
格式才會清楚分明。
嗯?
這是哪一年的移地訓練??
地址是…?
活動前
(1)籌備會
三、下方執秘和記錄的簽名處,要本人的親筆簽名!
不要在簽名欄位打字!!
簽名欄位要保持空白!!
活動前
(2)行前會
大家先比較一下這兩個不同活動的行前會資料,
說說看它們之間的差異 ?
活動前
(2)行前會
一、確認活動的準備是否完全
(活動流程的最後確認)
錯別字要注意!
建〝工〞校區
活動前
(2)行前會
二、確認活動的準備是否完全
(活動流程的最後確認)
確認工作人員分配之工作、了解活動準備的最後狀態
活動前
(3)活動企劃書
大家先比較一下這兩個不同活動的活動企劃書,
說說看它們之間的差異 ?
活動前
(3)活動企劃書
一、目錄要求精簡扼要,內文中有標題的地方
都要出現在目錄中(同樣採用階梯式條列)
要採用階梯式條列,
格式才會清楚分明。
在頁首及頁尾的部分可以打上活動
的相關資訊,突顯活動的正式性。
活動前
(3)活動企劃書
二、活動緣由、宗旨、目標等要明確地列出來(依活動性質決定)。
活動前
(3)活動企劃書
三、明確的工作人員組織表及分工。
組織表用圖來表示,簡單明瞭。
組織的工作內容要打清楚,條列分明。
工作人員名單要詳列清楚,也可以依
情況分配額外的工作。
活動前
(3)活動企劃書
四、活動資訊、流程要詳細列清楚。
活動前
(3)活動企劃書
五、在估算活動的經費時,要詳列品名及用途(不可以浮誇虛報)!
活動前
活動中
活動安排及其他注意事項
活動中
一、活動安排部份
行程安排與人員任務分配都已經在籌備會完成,活
動中只要確保所有行程都能如預期般順利進行。
但是在活動中,要如何指定工作人員按照預想的狀況
下行動呢?
這時候我們需要製作活動細流。
活動中 活動細流—徹底掌握流程
2.時間規劃
1.情況設想
3.工作人員、待命地點
活動中 活動細流—方便聯絡
各工作人員所屬之
組別及聯絡方式。
活動中
※雨天備案場地
(1)自學中心
活動細流—熟悉活動地點
應在活動前事先場勘,
了解當地相關資訊。
二、其他注意事項
在活動籌備期間到活動中這一段時間,只要有購
買任何物品、宣傳文宣亦或是其他活動費用,都務必要
留下收據(為了之後的活動報帳)。
接下來將針對各種收據的留存進行說明。
(此部份擷取自國立高雄應用科技大學—第
103級學生會總務開...
(1)一般憑證
(如:發票、店家收據)
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
學校統編:76014406
如列印品項無法判定
請附註說明
如果發票上未影印商家統編
請加蓋該商家店章(有統編)
購買人姓名、電話、活
動名稱、用途
發票部份
買受人:
國立高雄應用科技大學
統編:76014406
品名、數量
單價、總價
填寫清楚
店章(需有統編) 、負責人私章
購買人姓名
電話、活動
名稱、用途
店家收據部份
(2)領款收據
(可向學生會與學校申報)
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
年/月/日 00:00~00:00 共?小時
社團負責人職章
年月及名稱依活動做變更
未填寫金額空格
記得畫刪除線
領款人資料一定
要填寫清楚
(3)廠商領款單
(只可向學生會申報)
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
報帳用 給廠商
蓋
上
騎
縫
章
(
社
章
或
系
會
章
)
(4)感熱紙印刷憑證
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
當明細表獨立印刷
時,複印感熱紙的
明細表。
因應財政部於103/01/01實施固定
電子發票紙本格式統一,交易明
細不會主動列印,請記得在購買
時確認是否有所取交易明細。
報帳時請複印發票與明細。
活動後
檢
討
會
存
檔
記
錄
這時候要製作成果報告書以及活動報帳。活動報帳
要在活動結束後兩週內完成;成果報告書最晚要在
正式活動日後1個月內完成。
※撰寫: (1)檢討會
(2)成果報告書
(3)活動報帳
※整理:(4)存檔記錄
要點提醒
活動後
(1)檢討會
大家先比較一下這兩個不同活動的檢討會資料,
說說看它們之間的差異 ?
活動後
(1)檢討會
要依照活動的時期(活動籌備、活動前、活動中、活動後)
來進行各工作人員(單位)的細項檢討。
項目名稱要簡單明瞭、情形則需要詳細敘述
詳細,問題內容較明確
簡略,問題內容較模糊
活動後
活動後 (2)成果報告書
大家先比較一下這兩個不同活動的成果報告書,
說說看它們之間的差異 ?
(2)成果報告書
成果報告書的
內容要打完整!
一、成果報告書通常都是電
子檔,所以內容全部都要用
電腦輸入完畢。
1.日期格式:
YYYY/MM/DD
Ex: 2014/12/02
2.活動地點請輸
入完整地址(若
在校內,則輸入
地點即可)...
(2)成果報告書活動後
二、使用經費概況的部份,就按照實際使用的經費輸入。
(百分比的部份就按照該活動全部金額來計算使用比例)
要寫完整!!
活動後 (2)成果報告書
三、請詳細描述實際的活動內容。
活動後 (2)成果報告書
四、依據活動的實際執行狀況,
詳細地描述在報告書內。
活動後 (2)成果報告書
五、執秘心得要仔細打。
活動後 (2)成果報告書
六、收支報告表(分成兩個部份說明)
基本項目
經費核銷
1.日期格式:
YYYY/MM/DD
Ex: 2014/12/02
活動後 (2)成果報告書
六、收支報告表
(1)基本項目(上半部)
2.有用到經費的
項目要詳細列出
收入
支出
活動後 (2)成果報告書
六、收支報告表
(1)經費核銷(下半部):要根據上面的項目來輸入。
Ex1:
假設第3項同時用到學
校經費與社團經費,
就在學校與社團欄同
時填入編號3(後面要
填入總金額)。
註:
若為連續項目(如:3~6
,可以用...
活動後 (3)活動報帳
向學生會報帳
活動後 (3)活動報帳
所有報帳表單都可在學生會網站下載
學生會網站 > 文件下載 > 經費相關表格
(1)活動結束後兩週內於報帳時間完成報帳。
(2)收支報告表與黏貼憑證表皆須用電腦編輯影印。
(3)申報費用中含有「保險」,需附上保險名單。
...
活動後
一、用到學生會經費
要準備以下資料
必含表單
(1)簽核完成的公文與預算表
(2)收支報告表 * 2
(3)黏貼憑證表 * 1
依申報項目不同而需附上
• 用餐名單
• 保險名單
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
活動後 (3)活動報帳(學生會)
簽核完成的活動公文、預算表
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
活動後 (3)活動報帳(學生會)
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
簽核完成的活動公文 預算表
活動後 (3)活動報帳(學生會)
收支報告表
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
活動後 (3)活動報帳
單位名稱、活動名稱、活動日期與公文完全相符
收入項列
於上方。
支出項列於收
入項後,並清
處分類項目。
餘額欄尾數
必等於0
(收支平衡)。
**** 合計欄記得填寫,
且收入=支出,餘
額欄填0。
報銷方式可自行調整
EX.學生會、學校、社團、報名費、贊助等....
總務與社長蓋職章,並寫上蓋章日期。
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
活動後 (3)活動報帳(學生會)
黏貼憑證表
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
單位名稱、活動名稱、活動日期與公文完全相符。
填
入
申
報
金
額
,
空
格
畫
刪
除
線
。
發票編號
以交易為
單位編號。
總務、社長與指導老
師簽章,並寫上簽章
日期。
釋例:
共三筆交易,其中第二比
交易為三聯式發票(有兩
張),編號方式為1、2-1、
2-2、3
共4張。
上方表格的填寫方式為
自1至3號計黏貼憑證4張
發票編號一律寫在右下角。
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
活動後 (3)活動報帳
向學校報帳
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
活動後
二、有用到學校經費的活動
必含表單
(1)簽核完成的公文與預算表
(2)學校黏貼憑證表(紅單)
(3)代墊單
依申報項目不同而需附上
• 用餐名單
• 保險名單
• 搭車名單
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
活動後 (3)活動報帳(學校)
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
簽核完成的活動公文、預算表
活動後 (3)活動報帳(學校)
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
簽核完成的活動公文 預算表
活動後 (3)活動報帳(學校)
學校黏貼憑證&代墊單
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
• 於活動結束後繳交成果報告書至思圓老師信箱
celloyuan@cc.kuas.edu.tw
• 找業務負責老師領取以上表格
取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
憑證黏貼線(虛線)以下開始黏貼發票收據
代
墊
原
因
填
寫
付
現
代墊人簽名與身分證字號
實報金額最高以公文核准金額為限
台企東高
國立高雄應用
科技大學學生
會王祐崧
820XXXXXXXX
郵局 XX分行
劉冠毅
005XXXXXXXX
活動後 (4)存檔記錄
活動的相關資料記得自己
整理歸類(要留著)
活動後 (4)存檔記錄
一、自行留存
活動後 (4)存檔記錄
二、上傳至高應大國術社--文件保管庫
2.應該要注意的事情是?
(1)活動籌備時間的長短(要先掌握好)
(2)開會資料的撰寫(內容要先想好)
(3)活動使用場地的租借與協調(假如說場
地同時有其他團體同時要借,怎麼辦?)
(4)活動經費的使用與估算(要和總務配合)
(5)工作人員任務上的分配
…諸如此類
3.大家常常會遇到的問題?
自己的事情都忙不完了,哪來的時間想計畫、
打資料?
好好規劃時間、多利用零碎時間
,隨時動手做筆記。
利用行事曆記下所有的要處理的事情
隨時都要將資料歸檔分類
只要有心辦好活動,活動就一定會順利結束
大家加油!
END
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20141214擔任活動執秘應注意之事項

  1. 1. 擔任活動執秘應注意之事項 國立高雄應用科技大學--國術社 作者: 羅左欣 日期: 2014/12/14
  2. 社團應該秉持社團該有的精神去滿足有興趣 與熱忱的社員,而企業化經營是要讓社團有 組織的穩定管理與存在。
  3. 目錄 1.活動執秘是什麼? 任務有哪些? 2.應該要注意的事情是? 3.大家常常會遇到的問題
  4. 1.活動執秘是什麼? 任務有哪 些?
  5. 活動執秘簡單來講就是活動的總負 責人,把活動辦好就是執秘的職責
  6. 那執秘到底要做什麼?
  7. 構想整個活動的行程與內容,包括: (1)活動前的籌備會、行前會 (2)活動中的行程安排與人員任務分配 (3)活動後的檢討會 →最好可以將整個活動概況進行圖解(下一頁) 隨時監督活動的流程與進度以及工作人員的 狀況(定期作進度檢核) 除此之外,還要負責製作活動的(4)企劃書以 及(5)成果報告書
  8. ※圖片資料來源: http://bigelk176xmaps.blogspot.tw/2014/11/blog-post.html 圖 解 方 式 示 範 ---- 心 智 圖
  9. (1)活動前的籌備會、行前會: ※籌備會 這時候通常就要先預定活動的日期、人員 的任務分配、 活動流程、以及撰寫活動企 劃書。 至於活動會用到哪一些東西,又要花多少 錢也要事先估好。(如果經費不夠,除了向 學生會和學校申請之外,也可以拉贊助) ※行前會 公佈活動細流、再次確認所有活動的準備。
  10. (2)活動中的行程安排與人員任務分配 這部分的規劃已經在籌備會完成,活動中 只要確保所有行程都能如預期般順利進行。 活動結束後,執秘要依活動性質分派工作, 進行場復。 當然偶爾也會有意想不到的情況發生,如: 活動當天下雨,這時候就要採取活動備案 (這個部分也要先在籌備會時先構想好)
  11. (3)活動後的檢討會 顧名思義,就是要探討活動前以及活動中 所遇到的問題與狀況,一一記錄下來後並 同時寫出解決方案。(內容要具體可行) 等所有問題統整後,可以利用圖表的方式 分析,分析這些問題發生的原因,在未來 應該要如何改進或避免…。
  12. 圖 表 分 析 範 例 ---- 圓 餅 圖 ※圖片來源: http://dsa.dsc.com.tw/class/talks/images/talk25.png 在活動結束後,將活動前至活動結束後所有遇到的問題 或情況進行圖表分析,並以文字敘述問題和解決方法。
  13. (4)企劃書 企劃書是用來將腦海裡的想法詳細表達出 來的工具。在製作的過程中你可以知道自 己舉辦的活動整體而言完不完整、細節上 夠不夠詳細;一個好的企劃書會讓人覺得 你的活動很有可行性,而不是看了之後讓 人不知所云。在未來學弟妹們要是想要舉 辦活動,才有東西可以作為參考或者是借 鑒。(活動要附上活動預算表)
  14. (5)成果報告書 一個活動在舉辦完成之後,要怎麼讓別人 知道你這個活動到底辦得如何?這時候就 要用到成果報告書了,通常要放的內容有:。 a. 活動緣起 b. 活動內容 c. 活動執行 d. 活動檢討 e. 活動心得 f. 活動收支報告表 (有固定的格式可以參考)
  15. 組織關係 社長(代表社團) 學生會 課外活動組 國立高雄應用科技大學 社員 社員 社員 社員 社員…………. 子公司(總經理) 總公司(總裁) 執行委員會 集團 給 予 指 導 及 協 助 呈報 呈報 呈報
  16. 活動構想 籌備會 行前會 檢討會 正式活動 存檔記錄 這時候要先完成企劃書,最晚 要在正式活動日前10天交給社 長,社長才能寄送公文。 這時候要製作成果報告書以及活動 報帳。活動報帳要在活動結束後兩 週內完成;成果報告書最晚要在正 式活動日後1個月內完成。 活動籌備流程 籌備會、行前會、檢討會的開會記錄 記得除了自己保留以外,一份要給 〝文書〞、另外一份要給〝社長〞, 這些資料完成後都要傳到FB上的社團 文件保管庫。 依活動細 流安排
  17. 籌備會、行前會、檢討會資料格式
  18. 企劃書格式
  19. 公文資料(1) 活動概況表 (由社長撰寫)
  20. 公文資料(2) 活動預算表 (由社長撰寫)
  21. 公文資料(3) 活動申請表 (由社長撰寫)
  22. 成果報告書格式
  23. 活動前 第 一 次 籌 備 會 第 ?? 次 籌 備 會 行 前 會 ……… 這時候要先完成活動企劃書, 最晚要在正式活動日前10天交 給社長,社長才能寄送公文。
  24. ※撰寫 (1)籌備會 (2)行前會 (3)活動企劃書 要點提醒 活動前
  25. (1)籌備會 大家先比較一下這兩份不同活動的籌備會記錄, 說說看它們之間的差異 ? 活動前
  26. (1)籌備會 一、開會相關資訊一定要完整! 時間格式要依照年、 月、日、時、分 來輸入。 例: 2014/11/25 PM 5:00 地點、主席(執秘)資 訊都要打完整! 開會前,要先決定這 場會議的記錄是誰 活動前
  27. (1)籌備會 二、標題採用階梯式條列、內文要詳細清楚! 要採用階梯式條列, 格式才會清楚分明。 嗯? 這是哪一年的移地訓練?? 地址是…? 活動前
  28. (1)籌備會 三、下方執秘和記錄的簽名處,要本人的親筆簽名! 不要在簽名欄位打字!! 簽名欄位要保持空白!! 活動前
  29. (2)行前會 大家先比較一下這兩個不同活動的行前會資料, 說說看它們之間的差異 ? 活動前
  30. (2)行前會 一、確認活動的準備是否完全 (活動流程的最後確認) 錯別字要注意! 建〝工〞校區 活動前
  31. (2)行前會 二、確認活動的準備是否完全 (活動流程的最後確認) 確認工作人員分配之工作、了解活動準備的最後狀態 活動前
  32. (3)活動企劃書 大家先比較一下這兩個不同活動的活動企劃書, 說說看它們之間的差異 ? 活動前
  33. (3)活動企劃書 一、目錄要求精簡扼要,內文中有標題的地方 都要出現在目錄中(同樣採用階梯式條列) 要採用階梯式條列, 格式才會清楚分明。 在頁首及頁尾的部分可以打上活動 的相關資訊,突顯活動的正式性。 活動前
  34. (3)活動企劃書 二、活動緣由、宗旨、目標等要明確地列出來(依活動性質決定)。 活動前
  35. (3)活動企劃書 三、明確的工作人員組織表及分工。 組織表用圖來表示,簡單明瞭。 組織的工作內容要打清楚,條列分明。 工作人員名單要詳列清楚,也可以依 情況分配額外的工作。 活動前
  36. (3)活動企劃書 四、活動資訊、流程要詳細列清楚。 活動前
  37. (3)活動企劃書 五、在估算活動的經費時,要詳列品名及用途(不可以浮誇虛報)! 活動前
  38. 活動中 活動安排及其他注意事項
  39. 活動中 一、活動安排部份 行程安排與人員任務分配都已經在籌備會完成,活 動中只要確保所有行程都能如預期般順利進行。 但是在活動中,要如何指定工作人員按照預想的狀況 下行動呢? 這時候我們需要製作活動細流。
  40. 活動中 活動細流—徹底掌握流程 2.時間規劃 1.情況設想 3.工作人員、待命地點
  41. 活動中 活動細流—方便聯絡 各工作人員所屬之 組別及聯絡方式。
  42. 活動中 ※雨天備案場地 (1)自學中心 活動細流—熟悉活動地點 應在活動前事先場勘, 了解當地相關資訊。
  43. 二、其他注意事項 在活動籌備期間到活動中這一段時間,只要有購 買任何物品、宣傳文宣亦或是其他活動費用,都務必要 留下收據(為了之後的活動報帳)。 接下來將針對各種收據的留存進行說明。 (此部份擷取自國立高雄應用科技大學—第 103級學生會總務開課之內容) 活動中
  44. (1)一般憑證 (如:發票、店家收據) 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  45. 學校統編:76014406 如列印品項無法判定 請附註說明 如果發票上未影印商家統編 請加蓋該商家店章(有統編) 購買人姓名、電話、活 動名稱、用途 發票部份
  46. 買受人: 國立高雄應用科技大學 統編:76014406 品名、數量 單價、總價 填寫清楚 店章(需有統編) 、負責人私章 購買人姓名 電話、活動 名稱、用途 店家收據部份
  47. (2)領款收據 (可向學生會與學校申報) 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  48. 年/月/日 00:00~00:00 共?小時 社團負責人職章 年月及名稱依活動做變更 未填寫金額空格 記得畫刪除線 領款人資料一定 要填寫清楚
  49. (3)廠商領款單 (只可向學生會申報) 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  50. 報帳用 給廠商 蓋 上 騎 縫 章 ( 社 章 或 系 會 章 )
  51. (4)感熱紙印刷憑證 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  52. 當明細表獨立印刷 時,複印感熱紙的 明細表。
  53. 因應財政部於103/01/01實施固定 電子發票紙本格式統一,交易明 細不會主動列印,請記得在購買 時確認是否有所取交易明細。 報帳時請複印發票與明細。
  54. 活動後 檢 討 會 存 檔 記 錄 這時候要製作成果報告書以及活動報帳。活動報帳 要在活動結束後兩週內完成;成果報告書最晚要在 正式活動日後1個月內完成。
  55. ※撰寫: (1)檢討會 (2)成果報告書 (3)活動報帳 ※整理:(4)存檔記錄 要點提醒 活動後
  56. (1)檢討會 大家先比較一下這兩個不同活動的檢討會資料, 說說看它們之間的差異 ? 活動後
  57. (1)檢討會 要依照活動的時期(活動籌備、活動前、活動中、活動後) 來進行各工作人員(單位)的細項檢討。 項目名稱要簡單明瞭、情形則需要詳細敘述 詳細,問題內容較明確 簡略,問題內容較模糊 活動後
  58. 活動後 (2)成果報告書 大家先比較一下這兩個不同活動的成果報告書, 說說看它們之間的差異 ?
  59. (2)成果報告書 成果報告書的 內容要打完整! 一、成果報告書通常都是電 子檔,所以內容全部都要用 電腦輸入完畢。 1.日期格式: YYYY/MM/DD Ex: 2014/12/02 2.活動地點請輸 入完整地址(若 在校內,則輸入 地點即可) 活動後
  60. (2)成果報告書活動後 二、使用經費概況的部份,就按照實際使用的經費輸入。 (百分比的部份就按照該活動全部金額來計算使用比例) 要寫完整!!
  61. 活動後 (2)成果報告書 三、請詳細描述實際的活動內容。
  62. 活動後 (2)成果報告書 四、依據活動的實際執行狀況, 詳細地描述在報告書內。
  63. 活動後 (2)成果報告書 五、執秘心得要仔細打。
  64. 活動後 (2)成果報告書 六、收支報告表(分成兩個部份說明) 基本項目 經費核銷
  65. 1.日期格式: YYYY/MM/DD Ex: 2014/12/02 活動後 (2)成果報告書 六、收支報告表 (1)基本項目(上半部) 2.有用到經費的 項目要詳細列出 收入 支出
  66. 活動後 (2)成果報告書 六、收支報告表 (1)經費核銷(下半部):要根據上面的項目來輸入。 Ex1: 假設第3項同時用到學 校經費與社團經費, 就在學校與社團欄同 時填入編號3(後面要 填入總金額)。 註: 若為連續項目(如:3~6 ,可以用〝-〞表示) 要詳細填寫!
  67. 活動後 (3)活動報帳 向學生會報帳
  68. 活動後 (3)活動報帳 所有報帳表單都可在學生會網站下載 學生會網站 > 文件下載 > 經費相關表格 (1)活動結束後兩週內於報帳時間完成報帳。 (2)收支報告表與黏貼憑證表皆須用電腦編輯影印。 (3)申報費用中含有「保險」,需附上保險名單。 (4)申報費用中含有「飲食」,需附上用餐名單,每 人每餐補助金額上限為60元,講師、老師補助金 額上限為80元。 一、有用到學生會經費的活動 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  69. 活動後 一、用到學生會經費 要準備以下資料 必含表單 (1)簽核完成的公文與預算表 (2)收支報告表 * 2 (3)黏貼憑證表 * 1 依申報項目不同而需附上 • 用餐名單 • 保險名單 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  70. 活動後 (3)活動報帳(學生會) 簽核完成的活動公文、預算表 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  71. 活動後 (3)活動報帳(學生會) 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課 簽核完成的活動公文 預算表
  72. 活動後 (3)活動報帳(學生會) 收支報告表 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  73. 活動後 (3)活動報帳 單位名稱、活動名稱、活動日期與公文完全相符 收入項列 於上方。 支出項列於收 入項後,並清 處分類項目。 餘額欄尾數 必等於0 (收支平衡)。
  74. **** 合計欄記得填寫, 且收入=支出,餘 額欄填0。 報銷方式可自行調整 EX.學生會、學校、社團、報名費、贊助等.... 總務與社長蓋職章,並寫上蓋章日期。 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  75. 活動後 (3)活動報帳(學生會) 黏貼憑證表 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  76. 單位名稱、活動名稱、活動日期與公文完全相符。 填 入 申 報 金 額 , 空 格 畫 刪 除 線 。 發票編號 以交易為 單位編號。 總務、社長與指導老 師簽章,並寫上簽章 日期。
  77. 釋例: 共三筆交易,其中第二比 交易為三聯式發票(有兩 張),編號方式為1、2-1、 2-2、3 共4張。 上方表格的填寫方式為 自1至3號計黏貼憑證4張 發票編號一律寫在右下角。 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  78. 活動後 (3)活動報帳 向學校報帳 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  79. 活動後 二、有用到學校經費的活動 必含表單 (1)簽核完成的公文與預算表 (2)學校黏貼憑證表(紅單) (3)代墊單 依申報項目不同而需附上 • 用餐名單 • 保險名單 • 搭車名單 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  80. 活動後 (3)活動報帳(學校) 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課 簽核完成的活動公文、預算表
  81. 活動後 (3)活動報帳(學校) 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課 簽核完成的活動公文 預算表
  82. 活動後 (3)活動報帳(學校) 學校黏貼憑證&代墊單 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  83. • 於活動結束後繳交成果報告書至思圓老師信箱 [email protected] • 找業務負責老師領取以上表格 取自國立高雄應用科技大學—第103級學生會總務開課
  84. 憑證黏貼線(虛線)以下開始黏貼發票收據
  85. 代 墊 原 因 填 寫 付 現 代墊人簽名與身分證字號 實報金額最高以公文核准金額為限 台企東高 國立高雄應用 科技大學學生 會王祐崧 820XXXXXXXX 郵局 XX分行 劉冠毅 005XXXXXXXX
  86. 活動後 (4)存檔記錄
  87. 活動的相關資料記得自己 整理歸類(要留著) 活動後 (4)存檔記錄 一、自行留存
  88. 活動後 (4)存檔記錄 二、上傳至高應大國術社--文件保管庫
  89. 2.應該要注意的事情是?
  90. (1)活動籌備時間的長短(要先掌握好) (2)開會資料的撰寫(內容要先想好) (3)活動使用場地的租借與協調(假如說場 地同時有其他團體同時要借,怎麼辦?) (4)活動經費的使用與估算(要和總務配合) (5)工作人員任務上的分配 …諸如此類
  91. 3.大家常常會遇到的問題?
  92. 自己的事情都忙不完了,哪來的時間想計畫、 打資料?
  93. 好好規劃時間、多利用零碎時間 ,隨時動手做筆記。
  94. 利用行事曆記下所有的要處理的事情
  95. 隨時都要將資料歸檔分類
  96. 只要有心辦好活動,活動就一定會順利結束 大家加油!
  97. END
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